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「明日でいいや」
「毎日時間が足りない」
「今日も残業か…」
もっと、時間を有効に使いたいと思ってるのに、
同僚と同じ仕事量なのにもかかわらず、
なんでこんなに差がつくんだろうか。
あなたにも、このような経験ありませんか？
人には「1日あたり２４時間」という時間が、
平等に割り当てられています。
しかし、時間の使い方は人それぞれで、
睡眠時間が８時間の人もいれば、4時間の人がいたり、
毎日残業をする人もいれば、そうじゃない人もいます。
その違いとは何でしょうか？
これからお伝えする時間の使い方を知り実践することで、
無駄なく時間を使うことができ、効率の良い仕事ができるようになります。
もちろん、１日２４時間という条件をあなただけ、
「２倍にする」ということではありません。
あなたは「小さな時間」を、
効果的に使えてない可能性があるからです。
では、「小さな時間」とは、どのようなものでしょう。
効率を高める時間管理
「小さな時間」といっても、ここからデスクまで１０秒かかるから、
小走りで３秒縮まるとか、そういう小さな時間管理ではありません。
例えば、上司に１部２０ページの会議用資料のコピーを、
１００部作ってくれと言われたとします。
コピー機に書類をセットしてスタートボタンを押し、
その間、あなたはそこでコピー機から排出される書類を、
１５分間ボーッと見ているでしょうか？
最近のコピー機は優秀なので、エラーが出た場合には、
警告音が鳴り、ちゃんと教えてくれます。
つまり、その場にいる必要はないということです。
そこで浮いた１５分を、資料を並べるテーブルの用意や、
ホチキスの芯を補充したり、他の資料のデータを確認するなど、
次の仕事の準備に充てるという有効な時間管理ができます。
このように、1日の中で有効に使える仕事の隙間は、
思っている以上にあるものです。
2つの仕事を同時に行うのではなく、
あくまでも空いている隙間を見つけるという細かな時間管理を行い、
効率よく仕事ができるようになるということです。
クラスタリングを使って収納上手になろう
あなたは「クラスタリング」という言葉はご存知でしょうか？
クラスタリングとは、欠片にするということで、
1つの大きな塊を細分化や分解、分割するという意味です。
これを、ビジネスでの言葉に置き換えると、
「ヒト」「カネ」「モノ」などの経営資源をクラスタリングし、
小さな塊にして、隙間に入れていくという時間管理の方法です。
では、わかりやすいように、日常の出来事に例えてみましょう。
あなたは、スーパーに１週間分の食材を買いに行ったとします。
あれこれ買って、ダンボールにびっしり３箱分になり、
家に着いたあなたはこの大量の食材を、
冷蔵庫に片付けなければいけません。
当然、ダンボールのままでは入りませんよね？
どうするかというと、野菜は野菜室へ、
卵はドアポケットへ、冷凍食品は、
冷凍庫へいれるわけです。
すると、３箱もあったダンボールは空になり、
冷蔵庫にはびっしりと食材が詰まっています。
ダンボールから出して、一つ一つを小さな塊にして、
冷蔵庫へ綺麗に収めました。
この、「小さな塊にする」という作業が「クラスタリング」です。
クラスタリングを活かして仕事を効率化するには
では、仕事の話に戻りましょう。
この、クラスタリングを活用し、時間管理をすることで、
仕事の効率が見違えるようにあがります。
例えば、上司から完成まで「１０時間かかる仕事」を、
月曜日の朝に依頼され、期日は金曜日の１７時までと、
指定されたとしましょう。
しかし、あなたにはいつもの仕事があります。
そこで、あなたはスケジュール帳を見てこう考えます。
「毎朝、ミーティングのあと１時間あるからそこを使おう」
「足りない分は木曜日まで１時間ずつ残業すればいいか」
「あっ、これだと１時間足りないから、金曜日の休憩も使おう」
「よし！指定された金曜日の１７時には間に合うな」
これで、上司から受けた仕事は期日に間に合いますね。
しかし、この時間管理の方法で良いのでしょうか？
実はこれ、以前の私の仕事スタイルでした。
当然ですが、上司からの仕事というのは、
こちらに選択肢なく、次から次へと降ってきます（苦笑）
この時間管理だと、残業が増える一方で、
結果的に自分を苦しめることになり、どんどん、
仕事に対してのフラストレーションが溜まってきます。
「また今日も残業か…」
「それくらい自分でやればいいじゃん」
湧き水のように溢れる仕事の量に、
降参しかけてたとき、ふと考えたのです。
当時は、
クラスタリングという言葉や、
手法は知らなかったのですが、
完全オリジナルでしたが、近いことをやっていました。
その時間管理の方法は次の通りです。
1. コピー機の例のように、同時にできる仕事を探す
2. 自分のスケジュールを見直して1日の小さな空き時間を確認する
3. 受けた仕事をパートに分けてクラスタリングする
4. ２にクラスタリングした３をはめていく
たったこれだけです。
仮に１５分の隙間だとしても、
そこにクラスタリングした仕事を入れていくのがコツです。
たった１５分でも？と思うかもしれませんが、
その小さな時間管理を積み重ねることが、
重要だからこそ、集中して取り組めるものなのです。
ちなみに、私はこの方法で、
１０時間分の仕事を６時間くらいで、
こなせるようになりました。
なぜ、時短になるかというと、
そこには、人間の「集中力」が関係しているのです。
集中力というのは、
多くの人は長くても３０分、
続けば良い方だと言われてますが、
私の場合はたった１５分しかもちませんでした。
しかし、その１５分は、かなりのパフォーマンスで
仕事に取り組めるのです。
集中して取り組んだ結果、予定の３分の２しか時間がかからなかったと言えます。
まとめ
あなたに与えられている時間は今より増えることはありませんが、
ある時間を効果的に使うことはできるはずです。
無駄を見直し、クラスタリングした仕事を隙間に入れていく。
残業をするどころか、今以上の仕事量をこなすだけではなく、
かつ、時短もでき、一石二鳥にも三鳥にもなり、
周りからの視線も変わることでしょう。
上司に今までとは違うあなたを見せつけて、
見返すのもいいかもしれませんね。
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